I PERIODO

 PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES 

SEMANA 1  

Propósito: Identificar los diferentes aspectos relacionados con la aplicación especifica de textos comerciales. 

ACTIVIDAD DE MOTIVACIÓN 

Actividad 

Construir un texto coherente con las palabras encontradas. 

La gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo, ya sea mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia.

                                                        

Objetivo: Desarrollar actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida o recibida por la Entidad, desde su origen hasta su disposición final, con el objetivo de facilitar su utilización y conservación.

TIPS  PARA  UNA  BUENA  GESTIÓN  

@     Para aplicar un buen proceso de Gestión en la Empresa es indispensable reconocer las fortalezas y limitaciones, asumir que usted no se las sabe todas; se deben aceptar las sugerencias de otras personas denotando que solo así nos enriquecemos asumiendo siempre una actitud abierta.

@     No espere que las cosas se den sin esfuerzo de su parte. Una actitud de este tipo hace quedar mal y dificulta el logro de las metas propuestas.

@     Asegúrese de que sus mensajes sean claros y de que aporten al avance del trabajo y a la toma de decisiones. Sea concreto (a) y maneje un lenguaje comprensible para todas las personas del equipo. De este modo se ahorra tiempo y esfuerzo.

@     Desarrolle sus habilidades interpersonales como por ejemplo tener buen sentido del humor o poseer un temperamento conciliador o emprendedor, busque las formas de utilizar esas ventajas para optimizar el trabajo en equipo.

@     Utilice la empatía para lidiar con las personas conflictivas.  Lo que puede parecerle un defecto, si se sabe utilizar bien y en la circunstancia precisa, puede convertirse en una fortaleza.

@     Aproveche lo que aprende del trabajo en equipo en su vida laboral, para aplicarlo en su vida familiar y social.

@     No se vanaglorie ni presuma logros por encima de los demás; reconozca los éxitos obtenidos por otras personas.

SEMANA 2 ( 27  de Abril al 30 de Abril  2020) 

Realiza la siguiente Lectura y Responde 

PELIGRO EN UN PUESTO DE OFICINA

Luz Adriana labora como secretaria de mercadeo y ventas en la compañía EL  CARACOL ENCANTADO, empresa dedicada a la prestación de servicios veterinarios.  Una de las funciones en el cargo de mercadeo y ventas es la demostración de productos de tocador para mascotas  tales como Shampoo, gel permanente, talco y  restauradores del cuero cabelludo.  Luz Adriana decide dar a conocer una nueva marca de Shampoo olvidando determinar los tipos de usuario de dicho producto y por supuesto ocurre una pequeña equivocación:  Envía las muestras gratis a todas las salas de belleza ubicadas en la zona rosa de la ciudad, pretendiendo aumentar su clientela pero olvida que los peluqueros de estos establecimientos usaron el producto en sus clientes preferidos, que son personas ilustres de la ciudad; con el tiempo estas personas pierden gran parte de su cabello, daño en el cuero cabelludo y otros efectos secundarios.

Imagínate, apenas por este pequeño olvido la empresa rechaza todo el trabajo de Luz Adriana, cobrándole el producto mal utilizado quedando amenazada su posibilidad laboral en la compañía.

PREGUNTAS DE COMPREHENSIÓN

1.     El producto que Luz Adriana da a conocer es una nueva marca de:

a.     Talco

b.     Shampoo

c.      Gel

d.     Crema

 2.     El orden correcto de la oración es:

a.     Labora una veterinaria Luz Adriana importante.

b.     La importante Luz Adriana era veterinaria.

c.      Veterinaria compañía era Luz Adriana.

d.     Luz Adriana labora en una importante compañía veterinaria.

  3.     Estimas que hizo falta la comunicación escrita para este caso?

SI_______   NO______

¿POR QUÉ?

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4.     El conflicto central del texto es:

a.     Que Luz Adriana no conocía las estrategias de mercadeo.

b.     Que Luz Adriana no era buena veterinaria.

c.      Que Luz Adriana no conoce los procesos de comunicaciones de negocios.

d.     Que deben despedir a Luz Adriana.

La comunicación escrita es imprescindible en la vida comercial y, puede afirmarse que sin este elemento no existirían ni los negocios ni las empresas. La cantidad de operaciones que se resuelven exclusivamente por medio de la correspondencia, es enorme, y son muchas las empresas que mantienen relaciones comerciales, conociéndose sólo a través de ella.
La correspondencia comercial es un factor insustituible para el progreso económico, lo que hace necesario preparar secretarias (os) expertos, capaces de redactar en cualquier momento, cualquier comunicación escrita.
La redacción comercial tiene formas y modalidades completamente diferentes de las que se emplean en la correspondencia familiar o en la literaria.
Las cartas con términos rebuscados ya no se usan, hoy en día la redacción es directa, los términos que se usan son conocidos, aplicando el respeto, cortesía, sentido común y tacto.

Desarrollemos  el siguiente  MAPA CONCEPTUAL en el Cuaderno

TEMA: “COMUNICACIÓN COMERCIAL COTIZACIÓN”

¿Qué es una cotización?

Una cotización es un documento contable en donde se detalla el precio de un bien o servicio para el proceso de compra o negociación. A este proceso también se le conoce como presupuesto, y es cuando un cliente pide a cierta empresa que le indique el valor de un pedido de mercancía.

Partes de la Cotización:

• El producto, bien o servicio de interés.
• Referencia del producto
• Descripción del producto o del servicio.
• Precio por unidad y por el número deseado.
• Fecha de expedición de la cotización
• Logo, número de identificación y nombre de la empresa.
• Fecha, ciudad y lugar de la sucursal o centro de costes.
• Nombre de la persona a quién va dirigida.
• Notas adicionales (dependiendo).

¿Cómo realizar una cotización?

 EJERCITACIÓN  

Una vez realizado el formato de cotización en EXCEL completa con la siguiente información. 

JUGUETERIA AKITOY SAS

NIT 894.300.897-3

RÉGIMEN COMÚN 

CRA 67 No 89 -00 Santiago de  Cali 

Posible cliente : ALMACÉN POPULAR 

NIT : 908.09.088-9

CALLE 18 214 -31 MEDELLIN 

Descripción de la Mercancía

Nota los Valores No incluyen IVA 19% y se le hace un descuento del 10% Por pago en efectivo. Envía la cotización por correo electrónico.  

Debes enviar cotización al siguiente correo linamer85@gmail.com 

TEMAS : LAS BECAS 

Las becas son una ayuda económica, de parte de una entidad, ya sea de gobierno o de la iniciativa privada, con lo cual y cubriendo una serie de requisitos, puedes ser elegido para recibir este tipo de ayudas económicas, que entidades gubernamentales y privadas. Cubriendo una serie de requisitos, como venir de un extracto social bajo, o en algunos tipos de becas, tener un cierto grado de excelencia en el estudio para ser digno acreedor de un tipo de subvención.

Las becas son otorgadas, por instituciones educativas, premiando la excelencia educativa, incentivando el estudio, con este tipo de ayudas, no solo se beneficia a los estudiantes, sino a toda la familia entera, cubriendo con esto, ciertas responsabilidades que antes cubrían los padres de familia y que ahora con este tipo de ayudas, se eliminan las deserciones que había en el pasado.

La carta de solicitud de beca es un documento que se dirige a la autoridad ya sea escolar o estatal, para solicitar un apoyo económico para realizar los estudios, ya sean medios superiores o superiores.

A la hora de redactar un modelo de carta de solicitud de beca, debemos distinguir entre los diferentes tipos de becas a los que se puede optar.  Dependiendo de los requisitos de cada beca, podremos optar por cursar la solicitud de una o de otra. Junto con la solicitud de la beca, debes incorporar algunos documentos que acrediten que tienes derecho a deducciones, como es el caso de disponer de una familia numerosa, para ello basta con el libro de familia, o si se tiene algún tipo de minusvalía, en cuyo caso bastara con el informe medico. LAs solicitudes por beca universitaria, se presentan dentro del centro docente o en la universidad que corresponda, también es posible prestarlas en las oficinas de correos incluso a través de la universidad a distancia. El dinero obtenido de la beca tiene una función y en caso de que se utilicen con esos fines, puede acarrear una sanción que conlleva la pérdida total de la beca e incluso la anulación de la matrícula y no poder examinarse.

Ejemplo de carta solicitud de beca

Santiago de Cali 10 de Abril de 2020

Señores:

BLACK AND WHITE FURNITURE

Dra. JANE DOE

La ciudad

Referencia: SOLICITUD DE BECA

Estimada Jane Doe antes que todo quiero utilizar esta oportunidad para enviarle un cordial saludo: también propicio la ocasión para solicitarle de la manera más atenta me considere para recibir una de las 50 becas que la empresa Black and White Furniture está ofreciendo a los estudiantes de mejor promedio de nivel bachillerato.

Mi nombre es JOHN PEREZ, soy estudiante de 9º Grado  en la institución educativa Villa del Sur ubicada en la ciudad de Cali, y actualmente tengo un promedio general de 4,9

También quisiera comentarle que debido a mi edad todavía recibo el soporte económico de mis padres pero cada vez me es más difícil solventar mis gastos por lo que actualmente trabajo  medio tiempo atendiendo un cibercafé lo que ha traído como consecuencia el descuidar materia adicional como inglés, áreas comerciales y artísticas. Por esta razón deseo solicitar la beca, para concentrarme totalmente en mis estudios, poder  concluir la básica secundaria y media con el mejor promedio y además seguir estudiando las materias adicionales que me permitirán buscar un empleo para continuar mis estudios hasta obtener mi título universitario.

Dejo mi solicitud a su consideración, con la seguridad de que recibiré su apoyo y comprensión.

Por su diligencia y gestión muchas gracias.

Atentamente, 

John Perez

T.I 8511054077

CEL 316778199 -3378970

Jperez2018@gmail.com




SEMANA 3 ( 4  de Mayo  al 8 de Mayo de  2020) 

TALLER EN CLASE

RESPONDE

1.       ¿Qué son las becas y para qué sirven?

2.       Cuales son algunos de requisitos

3.       Quienes otorgan becas

4.       ¿Cuál es la importancia de las becas?

5.       ¿Qué es una carta de solicitud de beca?

6.       ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta a la hora de redactar un modelo de carta solitud de beca?

7.       ¿Cuál es la finalidad de una beca?

8.       Tomando con referencia el ejemplo REDACTA un Modelo de carta solicitando una beca a una institución educativa de tu preferencia,  especificando el por qué , para que de tu solicitud .

COMPROMISO DE CONSULTA:

a.        ¿Cómo conseguir una beca en Colombia?

b.       ¿Qué universidades serían  viables para aplicar una beca y qué oportunidades ofrecen?

c.        ¿Qué debe saber si quiere ganarse una beca en el exterior?

d.     ¿Como ser un buen candidato para obtener una beca? 

REDACTANDO SOLICITUDES 

La Comunicación empresarial es conjunto de procesos que lleva a cabo una empresa o parte de ella con el fin de hacer viajar la información, tanto a nivel interno entre diferentes los departamentos o puestos de la empresa como si hablamos de la comunicación de la empresa con el exterior.

Es importante tener en cuenta que por norma general dicha comunicación no implica solo la capacidad de emitir la información, sino también incluiría el hecho de recibirla: estamos ante un intercambio mutuo de datos.

Formato de la carta de solicitud

El formato de la carta de solicitud es similar al de una carta formal, ya que para hacer una solicitud, sea del tipo que sea, es muy importante utilizar un lenguaje formal y claro. Una carta de solicitud es un tipo de documento escrito en el que realizamos una petición de algo, ya sea de tipo académico (como una beca), económico (como un presupuesto) o financiero (como un aval bancario), entre otros, a un organismo o a una entidad. Por ello, es fundamental dirigirnos al destinatario de forma cordial y organizar las ideas para formular la solicitud correctamente.

Partes de la carta de solicitud

Una de los aspectos más importantes para hacer una carta de solicitud, es conocer las partes principales de la carta de solicitud:

1. Fecha / Saludo: deberás utilizar fórmulas de cortesía para dirigirte al destinatario, como por ejemplo "Estimado Sr." o "Distinguido Sr.". Recuerda citar en el margen superior de la carta tus datos de contacto así como la información del destinatario (nombre y apellidos, cargo, dirección y fecha de redacción del documento).
2. Desarrollo de la carta: en el primer párrafo incluye una breve presentación y la exposición de motivos que te han llevado a escribir la carta; utiliza el segundo párrafo para añadir información sobre la importancia de tu solicitud y, en el último párrafo, expresa tus expectativas, es decir, qué esperas conseguir con la solicitud. Dependiendo de la naturaleza de tu petición, solicitarás información, un trámite, una cita o una acción.
3. Despedida: agradece al destinatario su tiempo y firma la carta con una fórmula de conclusión adecuada.

Redacta una solicitud para visitar un parque recreativo teniendo en cuenta  las partes de la carta de solicitud 

ACTIVIDAD DE MOTIVACIÓN 

EJEMPLOS 

 CARTA DE SOLICITUD DE CREDITO

A partir de diciembre abriremos nuestro nuevo local en el Centro Comercial Primavera, donde seguiremos ofreciendo toda clase de instrumentos musicales.

Por lo anterior, les solicitamos nos otorguen un crédito por $50.000.000 representados en instrumentos de su producción, los cuales respaldaremos con letras de cambio o pagarés a 30, 60, 90 y 120 días de vencimiento.

Complacidos les anexamos el formulario provisto por ustedes, del cual queremos destacar nuestro historial de cumplimiento con otras compañías, dispuestas a brindarles referencias comerciales.

APROBACIÓN DE CRÉDITO: Nos complace informarles que nuestro comité de créditos aprobó su solicitud y les otorgó un crédito hasta por $50,000.000 que deberán respaldar con letras de cambio a 30, 60, 90 y 120 días.

Por tanto, a partir de la fecha pueden hacernos sus pedidos de instrumentos musicales, con la seguridad de que les permitirá satisfacer a sus clientes más exigentes. Confiamos que éste será el inicio de unas excelentes relaciones comerciales.

NEGACIÓN DE CRÉDITO

Lamentamos informarles que por motivos financieros nos hemos visto abocados a suspender los créditos durante algún tiempo. Deseamos que en un futuro próximo podamos responder positivamente a su interés, e iniciar relaciones crediticias con ustedes. Por ahora esperamos tener el placer de atender sus pedidos de contado, con nuestros descuentos especiales.

PRIMER COBRO Le recordamos que hace 10 días se venció el plazo de pago de su crédito con nosotros, correspondiente a la factura 8792-5 del 30 de junio de 2020. Estamos convencidos de que tal retraso debe haberse motivado por circunstancias ajenas a su voluntad. Sin embargo, nos preocupa su silencio. Esperamos recibir el pago en los próximos 5 días y que nuestras relaciones continúen siendo mutuamente beneficiosas

SEGUNDO COBRO

 Hace 15 días le enviamos nuestra carta en la que le recordábamos el vencimiento del plazo de su factura 8792- 5, sin que hasta el momento hayamos obtenido su respuesta. Por tanto, queremos nuevamente expresarle nuestra gran preocupación y nuestro sincero interés en conocer las razones que han motivado el incumplimiento y la manera de cómo podríamos ayudarle.

TERCER COBRO Puesto que a pesar de nuestras reiteradas cartas, usted no ha dado respuesta alguna y su deuda aún sigue sin ser cubierta, lamentamos informarle que el próximo 5 de marzo de 2009 pasaremos su cuenta a nuestros abogados. Como comprenderá los trámites judiciales le ocasionarán muchas molestias y gastos adicionales que usted podrá evitar si efectúa su pago antes del 5 de marzo. Mucho lamentaríamos, igualmente, que se vea afectado su prestigio comercial con la cancelación de su crédito con nosotros. Póngase al día y disfrute de los beneficios del crédito.

CARTA DE RECLAMO Lamentamos informarles que la mercancía perteneciente a nuestro pedido 378-3 del 15 de febrero de 2009 llegó incompleta. Nos hicieron falta dos sillas referencia MS-453 y una mesa referencia TL-467, a pesar de estar facturadas. El resto de la mercancía llegó en perfecto estado. Les solicitamos el favor de despacharnos con la mayor rapidez posible la mercancía faltante.

AJUSTE  Complacidos les informamos que hemos abonado a su apreciable cuenta $186,000 por concepto de descuento por pronto pago de la factura 4876-5 del 10 de junio de 2020. Esperamos seguir contando con su confianza de siempre y le deseamos muchos éxitos empresariales. Anexo encontrará nuestro reciente catálogo en el que se presentan nuestros últimos diseños en muebles.

ACTIVIDAD 

Teniendo en cuenta los anteriores ejemplos redacte las siguientes cartas comerciales:

1. A la casa del comercio, solicitando crédito por 50 COMPUTADORES PORTATILES  para el Instituto Comercial ABC

2. Una dando referencias comerciales negativas acerca del “Instituto Comercial XYZ”.

3. Presente el planteamiento de una carta de cobranza en la que solicite una explicación.

4. Escriba una carta de cobranza a un cliente que debe una factura por $1.198.000,oo , vencida marzo 15 y no ha contestado las tres cartas enviadas anteriormente.

5. Redacte una carta solicitando una prórroga por 30 días para el pago de la factura Número 0942 por $789.000,oo que se vencerá en septiembre 5.

 6. Solicitando al almacén “Poliedros”, referencias comerciales sobre el señor Pedro Gutiérrez L.

7. Reclamando el atraso en el envío de los productos que se solicitaron hace 20 días.

8. A. Redacte una carta comercial de recibo de pedido de material para construcción.

 9. Redacte una carta de felicitación al director de la empresa “Ramírez, S.A” por su nombramiento en ese cargo

Enlaces de interés : https://modelo-carta.com/referencia/

                                https://modelo-carta.com/carta-de-recomendacion-comercial/

                                https://www.youtube.com/watch?v=3ILC0cwvxsQ

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